Notulen van de oprichtingsvergadering
(Bijgewerkt op: 30-05-2011)
Notulen van de oprichtingsvergadering van de Vereniging Vrienden van de ANVR d.d. 7 september 2002, aanvang 11.00 uur in Hotel & Congrescentrum De Bergse Bossen in Driebergen
Aanwezig: Koos en Paula Aartsen, Joke Benningen, Hans Bergman, Herman Blees, Anton en Hannie Blok, Peter de Boer, John Brandenburg, Jo Brink, Emmy en Gerard Couvreur, Romana Engeman, Adri van Fraassen, Annick van de Geest, Gerard en Gerry Grachten, Anneke en Geert Hoogstins, Pierre Huilmand, George en Jorine Ioannides, Henk en Marianne Jansen, Jan Janssen, Harry Jonker, Peter Paul van der Kaaij, Henny en Rietje van Kampen, Ton Kenter, Jan en Lenij Kloosterziel, Arnaud en Inge Kouwets, Annie en Henk Kramer, Nick de Leeuw, Rietje en Simon Mossel, Mies Ouwehand, Guus Plak, Dick en Katja van der Ploeg, Piet Polman, Tom Posch, Cees en Loek van Rantwijk, Inge te Riet Scholten, Trudy en Wim Siebers, Ben en Wil Smit, Jan Steijn, Han en Letty Stork, Els en Gerard de Vos tot Nederveen Cappel, Henniet Winnemuller.
Verhinderd zijn: Joke en Rob Alferink, Jacques en Leny Ancher, Jan en Sonja Baks, Connie en Willem Bloem, Magda de Boer, Ad en Anneke Bos, Hans broeke, Henny en jan Buyink, Jan en Til De Kleermaeker, Stan Dijkstra, Wima Eveleens, Elly en Peter Felderhoff, Els van Fraassen, Klaas van de Geest, Hedy Gout, Dick de Groot, Nel en Joop ter Haar, Joyce en Ron Heeren, Jaap en Marije ten Hoope, Ab en Gerda Houtzaager, Anneke Huilmand, Els Janssen, Ineke Jonker, Ineke van der Kaaij, Jenny Kenter, Leo en Wil Knigge, Jac en Tine Kwakkelstein, Math en Pien Meester, Jan en Jeanne Mudde, Guur en Joke Otto, Anna Plak, Rob van der Poel, Gerry Polman, Luuk Salomons, Fernanda en Leo Schepens, Désiree en René Schoonbrood, Len Steijn, Ineke en Leo Verburg, Marianne en Peter van Vliet, Lydia en Pim de Vos, Claar Wouters.
1. Opening
Gerard Couvreur opent als voorlopig voorzitter de vergadering met een woord van welkom. Na veel voornemens om een vriendenclub op te zetten is het dan eindelijk zo ver, dat deze oprichtingsvergadering van de Vereniging Vrienden van de ANVR kan worden gehouden. Er was eindelijk tijd om de belangstelling goed te peilen en om de verdere voorbereidingen te treffen. Hij merkt op dat het voor ieder duidelijk zal zijn dat in deze onder vrienden ook de vriendinnen van de ANVR worden begrepen. Voor de doelstelling van de vereniging citeert hij artikel 2 van de ontwerp statuten. Hoewel de vereniging een informeel karakter zal hebben heeft het voorbereidingscomité het wenselijk gevonden dat een vereniging wordt opgericht. Nick de Leeuw zal daarover onder punt 4 een nadere toelichting geven.
2. Ingekomen stukken en mededelingen
Een belangrijk deel van de leden kon vandaag niet aanwezig zijn, sommigen wegens ziekte, merendeel wegens vakantie. Zij zullen in de notulen als verhinderd worden vermeld.
Op verzoek van Guus en Joke Otto meldt Gerard Couvreur dat zij het oneens zijn met het voornemen om in de statuten op te nemen, dat partners ieder afzonderlijk lid worden van de vereniging. De vergadering blijkt bij peiling met algemene stemmen voorstander van het afzonderlijke lidmaatschap van partners.
Het is gebleken dat in het bestuur van de VRO gesproken is over het lidmaatschap van VRO –bestuursleden van de Vereniging Vrienden van de ANVR. Naar aanleiding van dat beraad heeft een van de VRO bestuurders besloten zich niet aan te melden.
De uitnodiging aan de leden om zich te melden voor een bestuurszetel heeft er toe geleid dat er thans 14 kandidaten beschikbaar zijn. De ontwerp statuten beperken het aantal bestuursleden niet. Teneinde een formele schriftelijke stemming te vermijden heeft het comité voorgesteld alle 14 te benoemen, hetgeen heeft geleid tot enkele reacties om het aantal bestuursleden te beperken. Onder punt 4 zal hierop worden teruggekomen.
3. Vaststelling van de agenda
Uit de vergadering komen geen voorstellen voor verdere agendapunten.
4. Goedkeuring van de statuten van de Vereniging Vrienden van de ANVR
De beoogde continuïteit van de vereniging, de wenselijkheid om in een grote club toch wat regels vastgelegd te hebben, ondermeer wat betreft de financiële verantwoording en de toelating en tenslotte de noodzaak om de aansprakelijkheid van de leden en bestuursleden in te perken hebben er toe geleid te besluiten om voor te stellen tot de oprichting van een vereniging te komen. Dat weerhoudt niet dat sprake zal zijn van een optimaal informeel functioneren van de vereniging, aldus Gerard Couvreur, die vervolgens het woord geeft aan Nick de Leeuw. Deze adviseert gezien de omvang van de vereniging en ter voorkoming van de aansprakelijkheid van de bestuursleden in privé toch maar te besluiten tot de oprichting van een formele vereniging, hetgeen inhoudt dat de statuten zullen worden gepasseerd bij de notaris. De vergadering neemt desgevraagd het advies over en besluit over te gaan tot de oprichting van een formele vereniging.
Met betrekking tot het aantal bestuursleden als vermeld in artikel 6 lid 1 van de ontwerp statuten stelt Anton Blok dat het voorbereidingscomité er van uitgegaan is dat een deel van de bestuursleden voor vergaderingen verstek zal laten gaan. Een groot aantal bestuursleden geeft zo een stuk zekerheid voor een voldoende aantal aanwezige bestuursleden. Tom Posch bepleit inschrijving bij de KvK en stelt voor om een algemeen en een dagelijks bestuur te benoemen. Ton Kenter adviseert de aansprakelijkheid te verzekeren en om bestuursleden, die het regelmatig laten afweten via de ledenvergadering te royeren als bestuurslid. Guus Plak tenslotte geeft in overweging uit de huidige kandidaten een klein bestuur te benoemen en de anderen in een Raad van Advies te laten functioneren. Gerard Couvreur stelt voor dat de vergadering zich uitspreekt voor een klein bestuur, bijvoorbeeld maximaal 9 personen of een groot bestuur, waarbij het huidige lid 1 kan worden gehandhaafd. De vergadering spreekt zich hierop uit voor een beperkt bestuur in de zin dat in artikel 6 lid 1 wordt bepaald dat het bestuur uit maximaal 9 personen zal bestaan. Dat is voor Gerard Grachten, Geert Hoogstins, Pierre Huilmand en Wim Siebers aanleiding om zich als kandidaten terug te trekken teneinde een stemming te vermijden. Ook Nick de Leeuw trekt zijn kandidatuur in doch hij zal beschikbaar zijn als juridisch adviseur. Jan Mudde had zich reeds schriftelijk bereid verklaard zijn kandidatuur in te trekken in geval er zou moeten worden gestemd. Teneinde te voorzien in de wens dat de dames breder in het bestuur zijn vertegenwoordigd, meldt Inge Kouwets zich als kandidaat aan. Met deze mutaties kan onder punt 5 van de agenda zonder schriftelijke stemming een bestuur van 9 personen worden gekozen.
In artikel 4 van de statuten zal worden vastgelegd dat ieder van de partners afzonderlijk lid zal zijn.
Simon Mossel vraagt aandacht voor artikel 4a. Hij is van mening dat onder a moet worden vastgelegd alleen voormalige directieleden en staffunctionarissen, die in de / het ANVR een functie hebben vervuld lid kunnen worden. De haakjes om voormalige dienen te verdwijnen. De vergadering kan zich onder voorbehoud in dit voorstel vinden omdat lid 4c de mogelijkheid open houdt dat degenen die geen functie hebben vervuld toch op voordracht lid kunnen worden. Het voorbehoud behelst, dat allen die tot nog toe door het voorbereidingscomité als kandidaat-leden op de ledenlijst zijn vermeld als lid worden aanvaard.
De vergadering gaat niet akkoord met het voorstel om in artikel 4c te bepalen dat een voordracht afkomstig moet zijn van tenminste twee leden. Eén lid moet een kandidaat kunnen voordragen.
5. Benoeming bestuur en voorzitter
In het bestuur worden gekozen Joke Benningen, Anton Blok, Gerard Couvreur, Jan De Kleermaeker, George Ioannides, Inge Kouwets, Dick van der Ploeg, Tom Posch en Jan Steijn. De vergadering kiest op basis van artikel 6 lid 3 uit dit bestuur een voorzitter in de persoon van Anton Blok. Het bestuur deelt mee, dat Joke Benningen is gekozen als vice- voorzitter, Dick van der Ploeg als penningmeester en Gerard Couvreur als secretaris. Anton Blok neemt vervolgens het voorzitterschap van de vergadering over.
6. Vaststelling contributie 2002 en 2003
Anton Blok verwijst naar punt 6 van de brief d.d. 27 augustus, waarin wordt voorgesteld per lid te stellen op € 35.- .Hoewel 2002 grotendeels is verstreken stelt hij voor dit contributiebedrag voor zowel 2002 als 2003 te heffen teneinde de vereniging enige financiële ruimte te geven. De vergadering gaat daarmee akkoord. De vergadering stemt er ook mee in dat de contributienota 2002 voor de aanwezigen wordt verhoogd met €15 voor de lunch van vandaag aangezien die niet vandaag afzonderlijk kan worden afgerekend. De nota voor de contributie 2003 zal in 2003 worden verstuurd.
Romana Engeman deelt mee, dat het bestuur van de ANVR Federatie zodanig is ingenomen met de totstandkoming van deze vereniging, dat het heeft besloten tot een eenmalige financiële ondersteuning met een bedrag van € 2.000.-. De vergadering stelt deze geste bijzonder op prijs en verzoekt Romana de hartelijke dank aan het federatiebestuur over te brengen.
7. Wat verder ter tafel komt
Anton Blok vraagt de aandacht voor de bijeenkomst na de lunch waarin invulling moet worden gegeven aan de evenementencommissies. Hij roept de leden op zich in grote getale aan te melden voor deze commissies.
Naar aanleiding van punt 8 van de brief d.d. 27 augustus deelt voorzitter Blok mee dat naar zijn oordeel de gewenste regeling met reisorganisatoren niet de gebruikelijke IPB regeling voor ieder der leden zou moeten zijn maar de uitnodiging aan reisorganisatoren om de vereniging tegen bepaalde prijzen lege stoelen en garantie- accommodatie aan te bieden, welke dan zouden kunnen worden afgenomen voor groepen van leden voor bepaalde evenementen. Daartoe zou een Commissie Communicatie Reisorganisatoren moeten worden ingesteld. De vergadering gaat daarmee weliswaar akkoord, doch is van mening dat daarnaast ook een individuele IPB regeling zou moeten worden gerealiseerd. Die commissie zal daartoe eveneens stappen moeten ondernemen.
Anton Blok verwijst naar een drietal voordrachten/aanvragen voor het lidmaatschap, vermeld onder punt 4 van de brief d.d. 27 augustus. Het betreffen EO presentator Tom Herlaar, Frans Staal, werkzaam als zelfstandig adviseur, voorheen werkzaam bij NZH Travel en mevrouw Welzen van Select Travel Jobs.
Alleen Piet Polman kent Tom Herlaar en adviseert positief. Een tiental leden kent Frans Staal, terwijl niemand bekend is met mevrouw Welzen. Het bestuur zal op basis van deze wetenschap een besluit nemen. Het voorstel van Simon Mossel wordt overgenomen om bij aanvragen onder artikel 4c steeds de beweegredenen te vragen en aan de leden door te geven. Deze kandidaat leden moeten een bijdrage aan de vereniging betekenen om te worden aangenomen. Anton Blok herhaalt nog even dat al degenen die op de voorlopige ledenlijst vermeld staan als lid van de vereniging zijn aanvaard.
Door John Brandenburg worden als mogelijke leden Nico de Rooij en Dolf Beuk genoemd, door Wim Siebers Peter Beulink. Bij peiling blijken deze kandidaten bij velen goed bekend. Alvorens het bestuur over hen zal beslissen moet evenwel vaststaan dat zij zelf gaarne lid van de vereniging willen worden. Joke Benningen stelt voor een introductiegesprek in te stellen voor daartoe in aanmerking komende kandidaten. Het voorstel wordt overgenomen.
Simon Mossel vraagt voor bijeenkomsten zoveel mogelijk het weekeinde te mijden. Bij peiling blijkt de meerderheid daar geen voorstander van te zijn.
Niets meer aan de orde zijnde sluit voorzitter Blok de vergadering.