Wim Clement
Heinsbergsestraat 6
4751 TH Oud Gastel
T – 06-14491766
E – clement5@zonnet.nl
aan de Algemene Ledenvergadering (ALV) van de Vereniging Vrienden van de ANVR.
Oud Gastel, augustus 2019.
Geachte leden, beste Vrienden,
Deze brief schrijf ik ter begeleiding van de jaarcijfers 2018.
U treft hierbij aan:
1. Het financieel jaarverslag 2018
2. Een notitie ter nadere toelichting op geconstateerde verschillen.
3. Het verslag van de Kascommissie 2018 bestaande uit de leden Leo Verburg en George Ioanides.
Geheel ongebruikelijk, maar daarom niet ongewenst, schrijf ik deze brief ter toelichting op de jaarrekening 2018.
Zoals u zult lezen in het financieel jaarverslag is er een ongewenste situatie ontstaan die er toe heeft geleidt dat de cijfers over het jaar 2018 geen volledig beeld geven van de resultaten van de evenementen 2018.
De boekhouding bestaat uit een grootboek en een sub-administratie welke bestaat uit een spread-sheet waarop alle leden met naam en lidnummer staan. Dit is de ledenlijst die wordt gebruikt voor het boeken van de contributie.(ca. 150 boekingen)
Deze zelfde spread-sheet wordt in de loop van het jaar uitgebreid met kolommen voor ieder evenement waarop per deelnemer (achter zijn naam/regel de ontvangst van zijn eigenbijdrage wordt geboekt (ca. 300 boekingen)
Ik zal proberen een chronologisch verslag te doen van de werkzaamheden die door de Penningmeester worden verricht.
Tijdens en na het boeken van betalingen en ontvangsten in de boekhouding over een bepaalde periode wordt altijd een kontrole uitgevoerd middels de dagafschriften van de bank en het banksaldo m.a.w. als het banksaldo klopt is in ieder geval alles wat daarop voorkomt geboekt !
Daarbij komt direkt de vraag op: is het juist geboekt ? b.v. een ontvangen eigen bijdrage (= EB evenement) ontvangen van lid A maar geboekt als ontvangen van lid B.
Een foute boeking in de spread-sheet is zo snel gemaakt !
En zeker door uw penningmeester die soms letterlijk met trillende handen de boekhouding zat te doen en menig keer een verkeerde toets aanraakte !
In september j.l. gebeurde dat weer en was de volledige boekhouding 2018 verdwenen.
Uiteraard werd de boekhouding volledig opnieuw opgezet en geboekt, voor de tweede keer.
Toen in januari bij de start van het nieuwe jaar c.q. de afwerking van 2018 aan de orde kwam, leek alles goed te gaan:
De contributies van het afgelopen jaar waren op 1 na allen ontvangen, het resultaat van de evenementen bleef binnen de begroting en het totaal resultaat was vooral dankzij de post donaties geweldig !! dus………niets aan de hand, wat een opluchting.
Geen enkele aanleiding om te twijfelen aan de juistheid van deze cijfers.
Toen kwam langzamer hand de ALV in zicht, het Jaarverslag moest worden gemaakt En de kascommissie moest de zaken nog controleren !
Voor de kontrole van het jaarverslag vroeg ik Anton mij op te geven hoeveel deelnemers hij het afgelopen jaar heeft gehad en wat hij (in zijn schaduw boekhouding) als resultaten had berekend.
Ik kreeg een fraaie lijst met alle benodigde informatie maar die sloot niet aan met mijn cijfers.
Bij kontrole van de cijfers van de evenementen bleken een aantal tekortkomingen in de cijfers van de penningmeester.
Daarbij zijn een aantal fouten duidelijk aanwijsbaar.
Maar ook een aantal onberedeneerbaar zoals bedragen die weggevallen zijn en dus feitelijk bestaan uit een halve journaalpost, maar niet corrigeerbaar zijn met een halve journaalpost.
Complimenten wil ik graag maken aan de Kascommissie die, dankzij hun kennis van zaken over computers, automatisering en boekhoudingen konden aangeven in welke richting Foutmogelijkheden konden worden gezocht.
Die werden dan ook gecontroleerd.
Er bleken betalingen van deelnemers aan evenementen volledig verdwenen, restituties van annuleringen niet als zodanig opgenomen op de deelnemerslijsten.
Veelal net naast de kolom of boven of onder het juiste vakje geboekt.
Via een specificatie van de evenementen (zie notitie verschillen) waren we in staat de verschillen te lokaliseren en kwantificeren.
Zo kwamen we op het bedrag van 607 euro verschil over het jaar 2018.
Dit bedrag zou resultaat verhogend werken als we het zouden corrigeren.
Dus het jaarresultaat zou geen 2.062 euro bedragen maar 2.669 euro
Belangrijk was ook dat de leden van de kascommissie er van overtuigd zijn dat niemand enig financieel voor- of nadeel heeft gehad en dat we dus hier spreken over een zuiver administratief verschil.
De boekhouding voor de 3e keer compleet opnieuw boeken is een oplossing maar ik zal dit niet gaan doen, dat begrijpt u !
daarom heb ik voorgesteld het verschil als zodanig te accepteren en passeren en de notitie verschillen jaarcijfers 2018 integraal op te nemen in het jaarverslag en 2019 te starten met een schone lei c.q. de cijfers uit de staat van bezittingen en schulden per 31 december 2018
Zelf maakt uw penningmeester een diepe buiging naar u met de woorden:
Mea culpa, Mea culpa, Mea maxima culpa !!!!
Ik ben me bewust van het feit dat ik veel eerder melding had moeten maken van mijn tekortkoming, maar er was NIEMAND die mijn werk wilde of kon overnemen.
Na 13 jaar penningmeesterschap moet ik helaas afscheid nemen met een niet 100% kloppende jaarrekening in de hoop dat een nieuwe penningmeester zich aanmeldt.
Ik stop er mee, dat spijt mij, maar het is niet anders.
Wim Clement
Penningmeester