Agenda van de 19e Algemene Ledenvergadering
d.d. dinsdag 08 september 2020 in Restaurant On the Rock in Aalsmeer
aanvang 10.30 uur.
1. Opening.
2. Ingekomen stukken en mededelingen.
3. Mededelingen van het bestuur.
4. Verslag van de 18e Algemene Ledenvergadering d.d. 02 september 2019.
5. Goedkeuring jaarverslag 2018.*
6. Financieel jaarverslag 2019*
a. Financiële rapportage.
b. Verslag van de kascommissie.
c. Décharge van het bestuur voor het gevoerde beleid.
d. Benoeming Kascommissie 2020.
e. Vaststelling contributie 2021 incl. bijdrage Jubileumfonds.
7. Financieel voortgangsverslag 2020*
Rapportage 01 januari tot 01 september 2020.
8. Begroting 2021.
Toelichting op de begroting.
9. Bestuursverkiezing. *
10. Terugblik op 2020.
11. Evenementenprogramma 2020.
12. Evenementenprogramma 2021.
13. Bluebiz
Voortgangsverslag.
14. Verlenging van de wettelijke termijn voor de Algemene Ledenvergadering
2021*
15. Privacywet/Website.*
16. Ledenwerving.
17. Rondvraag en wat verder ter tafel komt.
18. Sluiting.
*Zie toelichtingen
Toelichting op de agenda:
Agendapunt 5.
Vorig jaar werd er door de Kascommissie een aantal omissies vastgesteld in de gevoerde administratie waardoor er geen goedkeuring van de leden voor de jaarstukken van 2018 kon worden verleend. Op dat ogenblik was er ook al 8 maanden van 2019 geadministreerd en ook hier was het de vraag of dat allemaal wel correct was gedaan. Wel bleek duidelijk dat er geen sprake was van malversaties. Het bestuur stelde voor verder onderzoek te doen.
Anton Blok heeft de hele administratie van 2019 uitgezocht en deze overgedragen aan Jan Steijn. Het blijkt echter een tè grote klus om ook 2018 nog een keer te verifiëren.
Het bestuur stelt de leden nu voor om de jaarstukken van 2018 toch ongewijzigd te accepteren, zodat die dienst kunnen doen als beginstukken van 2019.
De lopende financiële zaken in 2020 zijn waargenomen en afgehandeld door Jan Steijn.
Tijdens deze vergadering zal een nieuwe penningmeester worden gekozen.
Agendapunt 6.
Financieel jaarverslag 2019.
1e bijlage
a. Financieel jaarverslag 2019.
a1. Staat van bezittingen en schulden per 31 december 2019.
a2. Staat van baten en lasten over het verenigingsjaar 2019.
inclusief begrotingen, 2019 en 2020.
a3. Toelichting op enkele posten van 1. en 2.
a4. Begroting 2021
d. Benoeming Kascommissie 2020.
De Kascommissie 2019 bestond uit de leden Leo Verburg en Clara Bruinsma.
Reserveleden waren Jos Burghouts en Wim Clement.
Het bestuur stelt voor om in plaats van Leo Verburg die aftredend is, Jos Burghouts te benoemen en als reserveleden Wim Clement en Peter Silbermann.
e. Contributie 2021.
Het bestuur stelt voor de contributie met ingang van 01 januari 2021 niet te verhogen, maar wel een bijdrage van € 10,– p.p. te vragen voor het Jubileumfonds
voor het 20-jarig bestaan van de vereniging in 2022.
Agendapunt 6.
Financieel voortgangsverslag 2020.
Overzicht financiële situatie tot 01 september 2020
a1. Staat van baten en lasten tot 01 september 2020
a2. Staat van bezittingen en schulden per 01 september 2020
a3. Overzicht resultaten evenementen 2020 tot 01 september 2020.
Agendapunt 8.
Benoeming bestuursleden.
Penningmeester Wim Clement zal nu per direct zijn werkzaamheden voor de
vereniging beëindigen. In de afgelopen maanden heeft Jan Steijn de lopende zaken
waargenomen. Jan is kandidaat penningmeester, maar ook andere leden kunnen zich als medekandidaat beschikbaar te stellen.
Heerke Brouwer en Ria Verkerk zijn aftredend en niet herkiesbaar.
Het bestuur nodigt leden uit zitting te nemen in het bestuur om deze vacatures in
te vullen. Reacties gaarne zo spoedig mogelijk naar het secretariaat.
Agendapunt 13.
Vaststelling termijn Algemene Ledenvergadering 2021.
De Algemene Ledenvergadering wordt, tot nu toe, gehouden in september. Dit is in
afwijking van het wettelijk gestelde in het Burgerlijk Wetboek Artikel 2.48.1, waarin bepaald is dat deze binnen zes maanden na afloop van het boekjaar moet plaats vinden, “behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering”.
Het bestuur stelt voor aan de leden om in 2021 met een verlenging van 6 naar 9 maanden akkoord te gaan en de Algemene Ledenvergadering te houden in september 2021.
Agendapunt 14.
Privacywet/Website.
Door de toepassing van de Privacywet is het niet langer mogelijk sommige documenten per mail naar de leden te zenden, zoals bijv. de ledenlijst. Deze gegevens staan echter nu op het besloten gedeelte van de website. Mocht er belangstelling bestaan voor een papieren editie, dan kan deze – op bestelling vòòr de vergadering – ter plaatse worden verstrekt.
Het nieuwe wachtwoord per 01 februari 2021 zal tijdens de vergadering worden bekend gemaakt.
Secretariaat Bartokhof 68, 2402 GG Alphen aan den Rijn.
T. 0172.420.478, M. 0651.384.054
E-mail: linden-blom@hotmail.com www.vriendenvandeanvr.nl.