VERENIGING VRIENDEN VAN DE ANVR

Verslag van de 17^e Algemene Ledenvergadering d.d. 06 september 2018,

bij Hoppe in Schiedam.

aanvang 10.00 uur.

 

Aanwezig zijn:

Koos en Paula Aartsen, Ruud en Hanny Beins, Anton Blok, Gert en Bertine van Brakel, Heerke en Hanna Brouwer, Anne en Clara Bruinsma, Wim Clement, Gerard Couvreur, Anneke van Eembergen, Pauline Goedegebuure, Anja Groenenboom, Jerina Helmerhorst en Fred van Ommen, Lia Hooijmans, Liduine Hoyinck en Paul de Greef, Elly Hummelman en Peter Silbermann, George en Jorine Ioannides, Ton Kenter, Nico Koning, Els (Jansen) Lengton en Pio Parziale (introducee), Anke van der Linden, Pien Meester, Frank Paumen, Dick en Katje van der Ploeg, Cees en Loek van Rantwijk, Bart en Elly Ras, Jan en Len Steijn, Rob en Ria Stroober, Ria Verkerk, Marijke Vink, Bob en Tineke Witlam, Bea van ‘t Zand (46 leden)

Afwezig, met bericht van verhindering, zijn:

Joop Boere, Jos Burghouts, Esther Clement, Emmy Couvreur, Daan en Aadje de Haas van Dorssen, Jan Willem Duns, Dick de Groot en Wilma Eveleens, Ben en Marja Katzmann – Vooijs, Jenny Kenter, André en Anne Kok, Does de Koning, Els van Fraassen, Karin Franse, Vivian Kleyn, Piet en Tine Kuijs, Désirée Niekus, Elly Timmermans, Leo en Ineke Verburg, Ine Woltermann (25)

1. Opening.

Voorzitter Frank Paumen opent de vergadering. Hij heet alle aanwezigen welkom op deze speciale plek, Hoppe in Schiedam. Hij herdenkt de Vrienden die het afgelopen jaar zijn overleden: Roelof de Jong en hoewel al enige jaren geen lid meer, Frans Bastinck; hij verzoekt iedereen op te staan en een kort tijd stilte in acht te nemen.

Van de 7 Vrienden die het afgelopen jaar lid zijn geworden zijn er 5 aanwezig:

Gert en Bertine van Brakel, Paul de Greef en Liduine Hoyinck, en Nico Koning. Afwezig zijn Jan Willem Duns en Vivian Kleyn,

Vervolgens wordt het bestuur opnieuw voorgesteld.

2. Ingekomen stukken en mededelingen.

De secretaris, Anke van der Linden, geeft aan een extra set vergaderstukken te hebben voor iemand die daar behoefte aan heeft.

Voorts vraagt zij hen die de presentielijst nog niet hebben getekend dat als nog te doen. Ook ligt er “Jammer dat je er niet bij kunt zijn”- beterschapskaart, die door de hier aanwezige Vrienden kan worden getekend. Deze zal op korte termijn worden verzonden naar de leden die wegens hun gezondheid niet in Schiedam kunnen zijn, t.w. Elly Timmermans, Emmy Couvreur, Esther Clement, Dick de Groot (en Wilma Eveleens) en Henk (en Els) van Eijken.

Van 25 leden is bericht van verhindering ontvangen.

3. Mededelingen van het bestuur.

De voorzitter herneemt het woord. Uit praktische overwegingen wil het bestuur de leden van de evenementencommissie graag integreren in het bestuur. Dit betreft Gerard Couvreur en George Ioannides. Tot nu toe vergaderde de evenementencommissie altijd ’s morgens en het bestuur in de middag. Daar werd dan het besprokene tijdens de e.c. gemeld. Op dit ogenblijk zijn er niet echt ingewikkelde en tijdrovende agendapunten aan de orde, waardoor de bestuursvergadering snel klaar is.

De voorzitter vraagt of tegen dit voorstel bezwaar bestaat.

Peter Silbermann vraagt of het wel verstandig is om het aantal bestuursleden van 7 naar 9 te brengen en de evenementencommissie op te heffen.

Cees van Rantwijk is tegen dit voorstel. Hij vindt besturen van een vereniging en het organiseren van evenementen twee verschillende disciplines.

Ook Bea van ’t Zand is tegen deze integratie. Zij is van mening dat er separate vergaderingen moeten worden gehouden en verduidelijkt nog eens de taken van zowel bestuur als evenementencommissie.

Naar aanleiding van deze steekhoudende argumenten, waarvoor de aanbrengers worden bedankt, deelt de voorzitter dat alles bij het oude blijft.

4. Verslag van de 16^e Algemene Ledenvergadering d.d. 10 september 2017.

De penningmeester geeft aan dat er in de lijst van de aanwezige leden enkele onvolkomenheden staan en verzoekt deze aan te passen. Zo staat Marijke Dessing 2x vermeld als verhinderd.

5. Financieel jaarverslag 2017.

De penningmeester, Wim Clement, krijgt het woord. De financiële stukken zijn geruime tijd vóór deze dag naar de leden verzonden.

a. Financiële Rapportage.

De penningmeester vraagt de aanwezigen of er vragen zijn over deze rapportage.

Vervolgens worden de staat van bezittingen en schulden, de rekening van baten en lasten, het overzicht resultaten evenementen inclusief de toelichtingen op deze stukken één voor één aan de vergadering voorgelegd. Er zijn geen vragen of opmerkingen. De stukken worden derhalve goedgekeurd door de vergadering en zullen door alle bestuursleden worden ondertekend.

b. Verklaring door de kascommissie.

George Ioannides, lid van de kascommissie, leest de verklaring voor die is opgemaakt

n.a.v. het bezoek aan de penningmeester waarbij de boeken werden gecontroleerd. De

integrale tekst van deze verklaring wordt geacht hierbij herhaald en ingelast te zijn.

c. Décharge van het bestuur voor het gevoerde beleid.

De kascommissie stelt voor het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid, hetgeen unaniem door de vergadering wordt overgenomen. De Kascommissie wordt vervolgens bedankt en van haar opdracht ontheven.

d. Benoeming Kascommissie 2018.

Er dient een nieuwe kascommissie te worden benoemd. Gerard Couvreur en George Ioannides worden onder dankzegging voor hun inbreng ontheven van hun functie; in hun plaats worden Jan Steijn en Leo Verburg benoemd; Clara Bruinsma stemt toe een jaar als reservelid te fungeren. De aanwezigen leden gaan hiermee akkoord.

e. Contributie 2019.

Gezien de gezonde financiële situatie van onze vereniging stelt het bestuur voor de contributie voor 2019 ongewijzigd te laten op € 40,– p.p.p.j. De vergadering stemt hiermee met algemene stemmen in.

6. Financieel voortgangsverslag 2018

a. Rapportage 01 januari tot 01 september 2018.

De penningmeester, Wim Clement, krijgt opnieuw het woord. Hij verontschuldigt zich voor het feit dat dit jaar de rapportage van het lopende kalenderjaar, tegen de gebruikelijke gang van zaken in, niet kon worden verzonden. Hij heeft n.l. zeer recentelijk van last gehad van een z.g. CEO-fraude. Hierbij zijn grote delen van de financiële bestanden verdwenen waaronder het financieel voortgangsverslag 2018 en al deze data moeten opnieuw worden ingevoerd. Bij directe controle is gelukkig gebleken dat er geen financiële debacles hebben plaatsgevonden. Hij zegt toe het verslag alsnog te zullen toezenden.

 

7. Begroting 2019.

Wim vervolgt zijn betoog met toelichting op de begroting voor 2019. De contributie-inkomsten zijn gebaseerd op 150 contributie betalende leden. De overige inkomsten komen uit donaties en sponsoring, t.w. de jaarlijkse bijdrage van de ANVR, inkomsten uit de Bluebiz regeling van de KLM en enkele donaties van voormalige leden die niet meer actief kunnen deelnemen aan de georganiseerde evenementen doch wel verbonden wensen te blijven met onze vereniging/leden.

Van de hiervoor genoemde inkomsten wordt een groot deel, t.w. € 7.000,– beschikbaar gesteld aan de evenementencommissie ter financiering van de door haar te organiseren evenementen.

De jaarlijks algemene kosten, zoals secretariaatskosten, administratiekosten, vergaderkosten, bankkosten, bloemen bij ziekte en overlijden en onvoorziene uitgaven zijn voor 2019 in totaal begroot op € 1.850,–

 

8. Bestuursverkiezing.

Dit jaar zijn de volgende bestuursleden aftredend en stellen zich herkiesbaar:

Frank Paumen en Anton Blok; beiden zijn herkiesbaar. Er hebben zich geen medekandidaten gemeld en ook staande de vergadering wordt geen reactie verkregen.

Beide aftredende bestuursleden worden vervolgens bij acclamatie herbenoemd.

 

9. Terugblik op 2017.

De toespraak over 2017 door voorzitter Frank Paumen wordt als bijlage meegezonden.

10. Evenementenprogramma 2018.

De voorzitter van de Evenementencommissie, Anton Blok krijgt het woord. Hij geeft aan dat, na vele successen in de afgelopen jaren, er dit jaar minder goed nieuws valt te melden.

Om te beginnen is er op de uitnodiging om deel te nemen aan de Aldert Borst Vrienden Puzzelrit geen enkele inschrijving is ontvangen. Gezien de korte termijn die nog rest vóór dit evenement, zal er binnen één week beslist moeten worden of dit evenement wel kan doorgaan. Zoals inmiddels bekend bleef ook het aantal aanmeldingen voor de reis naar Egypte achter. Op een eerder tijdstip is al besloten dat deze reis te annuleren.

Gelukkig gaat ons bezoek aan de tentoonstelling met tekeningen van Leonardo da Vinci op donderdag 15 november a.s. in het Teylers Museum in Haarlem wèl door. Hij roept de aanwezigen op om per omgaande te reageren indien belangstellend, want het museum werkt met z.g. slots. Op 28 september a.s. sluit de mogelijkheid tot inschrijving, waarna op 29 september de toegangsbewijzen zullen worden gekocht. (geen restitutie mogelijk).

11. Evenementenprogramma 2019.

Vervolgens neemt Anton Blok het programma van alle evenementen voor 2019 door. Er staan maar liefst 11 evenementen op de kalender, eventueel aangevuld met een golftoernooi, al dan niet tezamen met een andere activiteit.

Naast een aantal vaste uitjes, w.o. de Nieuwjaarslunch en de Jeu de boulesdag, staan ook enkele nieuwe activiteiten op de lijst, zoals een vaartocht op een Brigantijn – een idee van Bea van ’t Zand. Ook is – als proef – de Vriendenborrel vervangen door een Vriendenzomerlunch, zo mogelijk op een prachtig terras aan het water. Vervolgens worden de Evenementenprogrammaboekjes 2019 verspreid.Voor de geïnteresseerden: er is nog een klein aantal boekjes beschikbaar op het secretariaat.

12. Bluebiz-presentatie.

Voortgangsverslag.

Anton Blok benadrukt nog eens het grote belang van dit fenomeen. Dankzij een aantal leden is er dit jaar al € 1441,– binnengehaald. En dat alleen maar door ons Bluebiznummer in een boeking bij een KLM- of poolpartnervlucht te (laten) noteren: NL22940 en/of de punten te verzilveren door aankoop van een ticket met 50% korting of een item uit de webwinkel tegen een zeer gereduceerd tarief. Bij het evenementenprogrammaboekje is ook een bericht over bluebiz gevoegd. Vanzelfsprekend wordt dit ook als bijlage meegezonden met dit verslag.

13. Vaststelling datum ALV 2019.

De Algemene Ledenvergadering wordt, tot nu toe, gehouden in september. Dit is in afwijking van de wettelijke termijn van zes maanden. Het bestuur stelt voor de wettelijke termijn, in overeenstemming met artikel 2.48.1 BW, ook voor de jaarvergadering 2019 met drie maanden te verlengen. Dit voorstel wordt met algemene stemmen aangenomen.

14. Privacywet.

In verband met de in dit voorjaar geldig geworden wet op de privacy, is ook onze vereniging gebonden aan enkele nieuwe richtlijnen. Met name t.a.v. de persoonlijke gegevens van de leden. Met dank aan ons lid Nico Koning voor zijn inbreng, is er een verklaring naar de leden toegezonden, samen met de vergaderstukken. Er is geconstateerd dat op de website alle gegevens van bestuursleden en de leden van de evenementencommissie stonden vermeld. Deze zijn verplaatst naar het besloten gedeelte. De ledenlijst staat daar ook op.

Er hoort een (bestuurs-)lid te zijn als aanspreekpunt en Heerke Brouwer is door het bestuur gevraagd dit waar te nemen; hij staat open voor vragen of opmerkingen over dit punt. Hij wijst er op dat er bij de leden zelf ook enige verantwoording ligt. Geef tijdig aan als je – bijv. – niet op een foto wilt staan en ga niet bij de groepsfoto staan als je er eigenlijk niet op wilt komen.

15.Ledenwerving.

Anke van der Linden krijgt wederom het woord. Zij meldt dat het aantal leden per heden 157 bedraagt en dat ongewijzigd is t.o.v. de vorige Algemene Ledenvergadering; een applausje waard.

 

16. Rondvraag en wat verder ter tafel komt.

Bea van ’t Zand vraagt zich af of het bestuur ter voorbereiding van de Algemene Ledenvergadering e.e.a. met de gegevens op de website heeft vergeleken. Volgens haar komt een aantal gegevens niet overeen, w.o. de opgave van het ledenaantal. Is er wel voldoende contact tussen bestuur en websitebeheerder?

Ook vraagt zij zich af wat nu precies de verdeling van de werkzaamheden van bijv. de 2 secretarissen is. Volgens haar is er niets gewijzigd sedert 2015; het adres etc. is ook ongewijzigd gebleven.

Anke vraagt hierop het woord als eerst betrokkene. Zij geeft aan dat zij in 2015 ziek werd en alle werkzaamheden i.v.m. het secretariaat niet meer kon bolwerken. Zij heeft daarom aan het bestuur voorgesteld een 2^e secretaris te benoemen. In onderling overleg heeft Jerina Helmerhorst zich bereid verklaard om alle werkzaamheden m.b.t. de bestuursvergaderingen op zich te nemen: het beleggen van de vergadering, agenda opstellen en het verslag ervan maken. De overige zaken zijn in handen gebleven van Anke. Om verwarring te voorkomen bij de leden is besloten het secretariaatsadres niet te veranderen.

Cees van Rantwijk wil graag weten hoe populair de website nu eigenlijk is, gezien het vele werk wat hieraan verbonden is. Bij wijze van handopsteken blijkt deze alleszins redelijk te zijn: zo’n 50% van de aanwezigen geeft aan wel eens op de site te kijken.

17. Sluiting.

Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter de vergadering onder dankzegging aan de leden voor de getoonde belangstelling. Hij geeft het woord aan Anton Blok en wenst een ieder een prettige voortzetting van de dag.

BIJLAGEN:

– Toespraak voorzitter Frank Paumen.

– Verklaring van de Kascommissie.

– Evenementenkalender 2019.

– Bluebizz voortgangsverslag.

– Mededeling van afgifte privacy-verklaring.

– Privacy-verklaring.