Verslag 16de ledenvergadering
(Bijgewerkt op: 20-11-2017)
11 september 2017
Aanwezig zijn:
Koos en Paula Aartsen, Ruud en Hanny Beins, Anton Blok, Joop Boere, Heerke en Hanna Brouwer, Anne en Clara Bruinsma, Jos Burghouts, Wim Clement, Gerard en Emmy Couvreur, Pauline Goedegebuure, Gerret en Aly Goossen, Anja Groenenboom, Dick de Groot en Wilma Eveleens, Jerina Helmerhorst en Fred van Ommen, Lia Hooijmans, Elly Hummelman en Peter Silbermann, George en Jorine Ioannides, André en Anne Kok, Piet en Tine Kuys, Anke van der Linden, Pieny Meester, Frank Paumen en Does de Koning, Dick en Katje van der Ploeg, Cees en Loek van Rantwijk, Bart en Elly Ras, Inge ter Riet Scholten, Wim en Annie Signer, Margreet Sprik, Jan en Len Steijn, Leo en Ineke Verburg, Ria Verkerk, Ben en Marja Kathmann, Marianne Weber, Bob en Tineke Witlam, Bea van ‘t Zand (56)
Aanwezige volmachten: 33.
Afwezig, met bericht van verhindering, zijn:
Gerda Arendsen, Arnold Burlage, Esther Clement, Marijke Dessing Marijke Dessing Coby van Dongen, Gerdi Edens, Anneke van Eembergen, Henk en Els van Eijken, Els van Fraassen, Karin Franse, Thijs Hartog, Henk en Marianne Jansen, Els Janssen, Roelof de Jong, Ton en Jenny Kenter, Pé en Barbara Kohnstamm, Ad van Maaren, Fons van Meijgaarden, Hans en Janna van den Oever, Frank Oostdam, Guus en Joke Otto, Dick Postma, Leo en Ineke Ringelberg, Han en Letty Stork, Ger en Henja Swinkels, Elly Timmermans, Pim en Lidia de Vos, Yvonne Wellink, Ine Woltermann, Claar Wouters. (39)
1. Opening.
Voorzitter Frank Paumen opent de vergadering. Hij heet alle aanwezigen welkom op deze speciale bijeenkomst waarbij ook het 15-jarig bestaan van de vereniging zal worden gevierd. Hij herdenkt de Vrienden die het afgelopen jaar zijn overleden: Arjen Henning en Atie Spaans en verzoekt iedereen op te staan en een kort tijd stilte in acht te nemen.
Van de Vrienden die het afgelopen jaar lid zijn geworden zijn er 3 aanwezig: Ben en Marja Kathmann – Vooijs, alsmede Jos Burghouts.
Vervolgens wordt het bestuur opnieuw voorgesteld.
2. Ingekomen stukken en mededelingen.
De secretaris, Anke van der Linden, verzoekt iedereen die de presentielijst nog niet getekend heeft, dat alsnog te doen, evenals de lijst van de verleende stemmachtigingen, voor zover nodig.
Mocht iemand hieraan behoefte hebben: er ligt een klein stapeltje vergaderstukken, w.o. de correcte agenda en de financiële stukken, op de bestuurstafel. Verder een paar exemplaren van het voorstel statutenwijzing.
Van 39 leden is bericht van verhindering ontvangen. Gelukkig vaak vanwege verblijf elders; helaas ook een paar om gezondheidsredenen. Vrijwel allen groeten de Vrienden en wensen ons een goede vergadering.
Het is de laatste tijd gebruikelijk om de leden die een evenement om gezondheidsredenen moeten annuleren een beterschapskaart te sturen. Er is nu een kaart ontworpen met ons logo die per keer qua tekst kan worden aangepast. Iedereen wordt verzocht zijn of haar naam – geen handtekening – op een A4tje dat zal worden gerouleerd, te zetten.
3. Mededelingen van het bestuur.
De voorzitter herneemt het woord
Van de 121 leden van het eerste uur, zijn er nu nog 44 lid.
(Zij werden tijdens de vergadering niet met name genoemd, maar het zijn:
Koos en Paula Aartsen, Willem Bloem, Anton Blok, Peter en Magda de Boer, Gerard en Emmy Couvreur, Romana Engeman, Dick de Groot en Wilma Eveleens, Els van Fraassen, Joop en Nel ter Haar, Ab en Gerda Houtzaager, George en Jorine Ioannides, Henk en Marianne Jansen, Els Janssen, Rietje van Kampen, Ton en Jenny Kenter, Nick de Leeuw, Pien Meester, Guus en Joke Otto, Dick en Katja van der Ploeg, Piet Polman, Désirée Ramakers (Schoonbrood), Cees en Loek van Rantwijk, Inge te Riet Scholten, Jan en Len Steijn, Han en Letty Stork, Leo en Ineke Verburg, Pim en Lydia de Vos, Claar Wouters.)
De ANVR is onze (hoofd-)sponsor; in dat kader is Frank Oostdam, samen met zijn partner, Anouk, uitgenodigd voor het diner vanavond. De integrale tekst van de, tijdens de vergadering omtrent dit agendapunt geschreven en goedgekeurde, notulen wordt in de bijlage meegezonden en dient als in deze notulen herhaald en ingelast te worden beschouwd.
4. Verslag van de 15e Algemene Ledenvergadering d.d. 08 september 2016.
Er zijn de volgende op- en aanmerkingen op het verslag:
Artikel 6, pagina 2: Gerard Couvreur merkt op dat er een fout staat in de laatste regel. Hij heeft gevraagd om een applaus voor de penningmeester en niet voor de evenementencommissie (daarvan is hij immers zelf lid). Er staat een schrijffout in art. 8 op pagina 3: 2e regel: moet zijn laat i.p.v. laten. Eveneens op pagina 3 moet het aantal Vrienden dat deelnam aan de tentoonstelling Jeroen Bosch in Den Bosch nog worden ingevuld: het waren er 32. Cees van Rantwijk mist een precieze vermelding hoe op het besloten deel van de website te komen (Art. 13, pag. 5) De secretaris zal de formule in het eerstvolgende Vriendennieuws wederom uitleggen. Met in achtneming van deze opmerkingen wordt het verslag door de vergadering vastgesteld en goedgekeurd en door de voorzitter en secretaris getekend.
5. Financieel jaarverslag 2016
De penningmeester, Wim Clement, krijgt het woord. De financiële stukken zijn geruime tijd vóór deze dag naar de leden verzonden.
a. Financiële Rapportage.
De penningmeester vraagt de aanwezigen of er vragen zijn over deze rapportage.
Vervolgens worden de staat van bezittingen en schulden, de rekening van baten en lasten, het overzicht resultaten evenementen inclusief de toelichtingen op deze stukken één voor één aan de vergadering voorgelegd. Er zijn geen vragen of opmerkingen. De stukken worden derhalve goedgekeurd door de vergadering en zullen door alle bestuursleden worden ondertekend.
b. Verklaring door de kascommissie.
George Ioannides, lid van de kascommissie, leest de verklaring voor die is opgemaakt
n.a.v. het bezoek aan de penningmeester waarbij de boeken werden gecontroleerd. De
integrale tekst van deze verklaring wordt geacht hier herhaal en ingelast te zijn.
c. Décharge van het bestuur voor het gevoerde beleid.
De kascommissie stelt voor het bestuur décharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid, hetgeen unaniem door de vergadering wordt overgenomen. De Kascommissie wordt vervolgens bedankt en van haar opdracht ontheven.
d. Benoeming Kascommissie 2017.
Er dient een nieuwe kascommissie te worden benoemd. Gerard Couvreur en George Ioannides worden herbenoemd; uit de aanwezigen melden Jan Steijn en Leo Verburg zich aan voor de reserve functie. Ook zij worden door de vergadering benoemd. Clara Bruinsma die een jaar als reserve en een jaar in de vorige commissie heeft gediend, wordt bedankt voor haar medewerking.
e. Contributie 2018.
Gezien de gezonde financiële situatie van onze vereniging stelt het bestuur voor de contributie voor 2018 ongewijzigd te laten op € 40,– p.p.p.j. De vergadering stemt hiermee unaniem in.
6. Financieel voortgangsverslag 2017
a. Rapportage 01 januari tot 01 september 2017.
Uit het voortgangsverslag blijkt dat de vereniging er financieel op dit moment goed voorstaat. Wel moeten wij ons niet rijk rekenen want er staan, met vandaag mee, nog 2 grote evenementen te gebeuren, die een flink deel van het huidige saldo zullen vergen. De penningmeester waarschuwt de vergadering wel voor de mogelijk negatieve resultaten van de nog komende evenementen in het 4e kwartaal van dit boekjaar.
Elly Hummelman is opgevallen dat het bedrag van de vorderingen van de leden zo hoog is. Wim antwoordt dat hij dit zich ten dele zelf aanrekent, maar dat het ook komt omdat er, ondanks herhaald verzoek, toch niet wordt voldaan aan de betalingsverzoeken. Hij zal er opnieuw achteraan gaan. Elly vraagt of automatische incasso geen optie is, maar de penningmeester zegt dat de lasten daarvoor in verhouding te hoog zijn.
7. Begroting 2018
De penningmeester merkt op dat van een aantal posten het lastig is de kosten in te schatten, omdat de algemene kosten in absolute zin laag zijn en de benaming “peanuts” verdienen, terwijl de incidentele kosten het merendeel van de kosten uitmaken. De voorgestelde begroting wordt vervolgens door de vergadering unaniem goedgekeurd.
8. Bestuursverkiezing.
Dit jaar zijn de volgende bestuursleden aftredend en stellen zich herkiesbaar:
Heerke Brouwer, Wim Clement (penningmeester), Jerina Helmerhorst (2e secretaris), Anke van der Linden (1e secretaris) en Ria Verkerk.
De voorzitter vraagt of er medekandidaten zijn voor een functie in het bestuur. Niemand meldt zich aan. Alle aftredende bestuursleden worden vervolgens bij acclamatie herbenoemd.
9. Terugblik op 2017.
De toespraak over 2017 door voorzitter Frank Paumen wordt als bijlage meegezonden.
10. Evenementenprogramma 2017.
De voorzitter van de Evenementencommissie, Anton Blok krijgt het woord. Hij geeft aan dat er, incl. onze bijeenkomst dit weekend in Brummen, nog 3 evenementen zullen plaatsvinden. Hij vraagt speciaal aandacht voor onze Herfsttintencruise van 20 t/m 24 oktober, waarvoor nog dringend een paar deelnemers gevonden moeten worden. Er is besloten dit uitje wèl te laten doorgaan, maar er zal nu toch bespaard moeten worden op een aantal zaken. O.m. zal het bezoek aan de Gasometer in Oberhausen een facultatief onderdeel worden, waarvoor apart ingeschreven en betaald moet worden. Wilma Eveleens wil graag weten hoeveel Vrienden zich hebben aangemeld: dat zijn er 38. Een totaal van 40 of, nog beter, 42 zou een groot verschil maken in de financiële armslag.
Het programma van 2017 wordt besloten met een bezoek aan de tentoonstelling “Hollandse Meesters in de Hermitage” in Amsterdam op donderdag 30 november (gewijzigde datum).
11. Evenementenprogramma 2018.
Net zoals in voorgaande jaren is er weer een evenementenprogrammaboekje geproduceerd. Anton Blok neemt het programma kort door, waarna de boekjes worden verspreid. Een verkorte vorm van het programma 2018, de evenementenkalender, wordt meegezonden met dit verslag en voor de geïnteresseerden: er is nog een klein aantal boekjes beschikbaar op het secretariaat.
12. Bluebiz-presentatie.
Voortgangsverslag.
Anton Blok en Cees van Rantwijk verzorgen hierna gezamenlijk een presentatie van het KLM Bluebiz programma. Via het scherm wordt uitgelegd hoe iedereen zelf op deze site de mogelijkheden van het verzilveren van de Bluebizpunten kan vinden. Er kunnen tickets voor worden gekocht, waardoor de kosten van een vliegbiljet met 50% worden verminderd, terwijl de kas van de vereniging de andere helft van dit bedrag ontvangt. Je kunt ook tickets cadeau doen aan bijv. kinderen, familie of vrienden. Maar er kunnen ook artikelen uit de webwinkel of upgrades mee te betaald worden. Dit alles wordt mogelijk gemaakt door simpelweg ons Bluebiz nummer NL22940 in de boeking te laten opnemen. Bij problemen hierbij vraagt Anton hem te bellen, zodat hij e.e.a. kan regelen. Als je toch vergeten bent het nummer te (laten) vermelden in de boeking, bewaar dan vooral je vliegbiljet of, eventueel, je instapkaart. Anton Kok wil weten wat er gebeurt als je met “niet-Vrienden” samenreist. De ervaring leert inmiddels dat er geen speciale afwijkende modus gevolgd hoeft te worden. Elly Ras wil graag weten waar al die credits (Bluebizpunten) gebleven zijn. Anton legt uit dat hiervoor door leden al tickets en/of cadeaus gekocht zijn en dat is natuurlijk het uiteindelijke doel. Tot nu toe voor een totale waarden = ten gunste van de kans van € 400,–. (800 Bluebizcredits). Hij doet opnieuw een oproep om zoveel mogelijk KLM 9en partners) te vliegen. Op een desbetreffende vraag antwoordt hij dat (helaas) Transavia niet meedoet.
Vanuit het bestuur komt de toezegging het saldo van de credits voortaan in het Vriendennieuws te vermelden.
13. Statuten.
De integrale tekst van de, tijdens de vergadering omtrent dit agendapunt geschreven en goedgekeurde, notulen wordt onderstaand meegezonden en dient als len herhaald en ingelast te worden beschouwd.
De voorzitter deelt mede dat de vereniging 157 leden heeft.
Hij stelt vast dat met 89 aanwezige c.q. vertegenwoordigde stemmen aan het krachtens artikel 17 lid 3 van de statuten vereiste quorum wordt voldaan.
Hij stelt voorts vast dat ook aan de voorwaarden van leden 1 en 2 van artikel 17 voldaan werd.
Aan de orde is een wijziging van de statuten van de vereniging, conform een door notariskantoor KROES EN PARTNERS op 21 juli 2017 opgestelde notariële concept akte.
Na bespreking van en een toelichting op de voorgenomen wijzigingen deelt de voorzitter mede dat, in overeenstemming met artikel 17 lid 3 van de huidige statuten, voor een positief besluit een gekwalificeerde meerderheid van drie/vierde gedeelte van de uitgebrachte stemmen noodzakelijk is. Vervolgens brengt hij het voorstel in stemming.
De vergadering neemt het volgende besluit:
De statutenwijziging is aangenomen.
De voorzitter bevestigt dat het bestuur, in overeenstemming met artikel 17 lid 4 van de huidige statuten, de notariële akte van statutenwijziging z.s.m. zal doen verlijden.
Vervolgens worden deze notulen aan de vergadering voorgelezen, met algemene stemmen goedgekeurd, en ten blijke daarvan door de voorzitter en de secretaris van het bestuur ondertekend.
André Kok heeft vervolgens nog een vraag omtrent de eis van een quorum en een zogenaamde gekwalificeerde meerderheid. Deze eisen zijn in onze vereniging slechts aan de orde bij een statutenwijziging en bij ontbinding van de vereniging.
De voorzitter ontslaat daarna de commissie-statutenwijziging, bestaande uit voorzitter Anton Blok, Heerke Brouwer, Gerard Couvreur en Peter Silbermann, van hun opdracht en ontbindt de commissie. Een extra woord van dank gaat nog aan Peter Silbermann voor het vele werk dat hij verzet heeft.
14. Vaststelling datum ALV 2018.
De Algemene Ledenvergadering wordt, tot nu toe, gehouden in september. Dit is in afwijking van de wettelijke termijn van zes maanden. Het bestuur stelt voor de wettelijke termijn, in overeenstemming met artikel 2.48.1 BW, ook voor de jaarvergadering 2018 met drie maanden te verlengen. Dit voorstel wordt met algemene stemmen aangenomen.
15. Ledenwerving.
Anke van der Linden krijgt wederom het woord. Zij meldt dat het aantal leden per heden 157 bedraagt en dat is 1 Vriend minder dan vorig jaar om deze tijd. Bovendien zijn er nog 2 aanmeldingen die binnenkort zullen worden gehonoreerd. In aanmerking nemende dat een opzegging eigenlijk altijd te maken heeft met overlijden of afnemende gezondheid mogen we, denkt zij, niet mopperen. Het uitsterven van onze vereniging, zoals soms in de wandelgangen wordt voorspeld, is gelukkig nog lang niet aan de orde. Zij herhaalt nog eens de oproep om, als je ergens een oud-vakgenoot tegenkomt het bestaan van onze vereniging te memoreren en, bij gebleken interesse, het e-mailadres van dit mogelijke lid/leden aan het secretariaat door te sturen.
Koos Aartsen vraagt hierop het woord en zegt moeite te hebben met dit herhaalde verzoek. Hij heeft een aantal jaren geleden erg zijn best gedaan om nieuwe leden te werven, maar deze zijn niet geaccepteerd wegens bezwaren onder de toenmalige leden. Anke antwoordt Koos dat het bestuur destijds met gemengde gevoelens dit besluit heeft genomen, zoals zij hem toentertijd zowel telefonisch als per brief heeft medegedeeld.
16. Rondvraag en wat verder ter tafel komt.
Anke van der Linden meldt dat zij de laatste tijd opmerkingen heeft gekregen m.b.t. het niet kunnen openen van meegezonden bijlagen bij, bijv. het Vriendennieuws.
De oorzaak is waarschijnlijk gelegen in het feit dat dit PDF bestanden zijn geweest, i.p.v. de gebruikelijke Word-documenten. Een nieuwe computer is hieraan – mogelijk – mede debet. Het heeft haar aandacht en zal weer worden gewijzigd in Word.
17. Sluiting.
Alvorens de vergadering te sluiten, verzoekt de voorzitter de aanwezigen zich op te stellen op het bordes voor groepsfoto.